دسته نامه های بازگشتی یا عطفی،پیرو وابتدا به ساکن تقسیم می شود.

استفاد از تقویم آنلاین، تقویم کاری برای مدیریت بهتر زمان های جلسات، پروژه ها و… پیشنهاد می شود.

عوامل سازماندهی مدیریت امور دفتری:

• کارکنان با تجربه وآموزش دیده.
• تعیین نوع نظام و سیستم مدیریت امور دفتری
• تعیین خرده سیستمها و روشهای کاری
• تعیین مکان مناسب با نوع دبیر خانه
• تعیین ابزار و وسایل مناسب با نوع دبیر خانه
• تعیین و تهیه دستورالعملها و راهنما های لازمه
• تعیین دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معین

عناوین شغلی دبیر خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری

• رئیس دفتر یا رئیس دبیر خانه
• معاون یا دستیار رئیس دفتر یا دبیر خانه
• مسئول ثبت نامه ها یا دفاتر ثبت وصدور نامه ها
• مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها

تفکیک نامه ها در مدیریت امور دفتری:

• عادی
• بازکردنی
• قابل کنترل
  :
• دریافت، کنترل نامه‌های وارده از نظر وجود امضا، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست‌ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم).
• ارایه نامه به مقام یامسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری (ارجاع) گفته می‌شود.
• پس از تعیین محل اقدام، نامه‌ها به متصدی ثبت نامه ( دفتر اندیکاتور یا کامپیوتر) جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شود.
• ثبت در اندکس دبیرخانه (در سیستم های رایانه ای نیاز به ثبت در این دفتر نمی باشد).
• ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده
• در مورد نامه‌های صادره نیز همین مراحل یعنی دریافت، ثبت و توزیع طی می‌شود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/

استفاده از نرم افزار دبیرخانه همانطوری که مزیت های بسیار زیادی دارد امکان دارد دارای معایبی هم نیز باشد و برخی از این معایب عبارت می باشد از :

1. امکان دارد اطلاعات درون این نرم افزار دبیرخانه تخریب شود، به همین دلیل باید از آنها همیشه یک فایل پشتیبان داشته باشید تا در صورت به وجود آمدن مشکل اطلاعات سازمان را از دست ندهید.
2. برخی از افراد شاید به خوبی نتوانند با این نرم افزار کار کنند و دچار اشتباه شوند، ولی باید بدانید اگر مدتی با آن کار کنید از سرعت آن بسیار لذت خواهید برد و برای همیشه از آن استفاده خواهید کرد. شما می توانید هر پرسشی که در مورد کار کردن با نرم افزار دبیرخانه دارید را از کارشناسان و مشاوران شرکت بپرسید تا پاسخ مناسبی دریافت نمایید.

این نرم افزار با نرم افزار اتوماسیون اداری تفاوت های زیادی دارد به همین دلیل بیشتر معایبی که در آن سیستم وجود داشته است در این سیستم وجود ندارد، به همین دلیل بیشتر سازمان ها در این بخش از این نرم افزار استفاده می کنند.

امکانات کلیدی نرم افزار دبیرخانه + ۵ امکان کلیدی نرم افزار دبیرخانه :

برخی از امکانات کلیدی که در این نرم افزار وجود دارد موجب شده است که سازمان های زیادی اقدام به نصب و استفاده از آن نمایند. برخی از امکانات کلیدی این نرم افزار عبارت می باشد از :

1.ثبت مشخصات و ویژگی نامه ها :

یکی از مهمترین امکانات کلیدی که در این نرم افزار وجود دارد این است که تمامی ویژگی های نامه ها را ثبت می کند و همین مسئله موجب می شود شما هر زمانی که به آنها نیاز داشتید با همان اطلاعات دریافت شان نمایید. شماره، تاریخ و دیگر ویژگی ها و مشخصاتی که در نامه های اداری وجود دارد دارای اهمیت بسیار زیادی می باشد که تمامی این ویژگی ها را نرم افزار دبیرخانه ثبت می کند.

2.امکان ثبت پیوست های نامه :

پیوست نامه هایی که به سازمان ها ارسال می شود دارای اهمیت بسیار زیاد است و در سیستم سنتی آنها را در دفتر یادداشت می کردند. اکنون این نرم افزار به درستی پیوت نامه ها را ثبت می کند و همچنین رونوشت های نامه ها را هم به ثبت می رساند. شما می توانید هر زمانی که نیاز داشتید آنها را تهیه کرده و اطلاعات مورد نیاز در مورد آن نامه ها را به دست آورید.

3.امکان گزارش گیری از حجم مکاتبات اداری :

یکی از ویژگی ها و امکانات کلیدی که این نرم افزار دارد گزارش گیری از حجم مکاتبه های اداری می باشد. تعداد نامه هایی که به یک سازمان اداری ارسال می شود بدون شک زیاد است و اگر آنها را بخواهیم به صورت فیزیکی مورد شمارش قرار دهیم زمان زیادی به خود اختصاص می دهد، ولی با استفاده از این سیستم می توانید تمامی نامه ها را و حجم آنها را مورد بررسی قرار دهید.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

مسئول دبیرخانه رایگان سازمان علاوه بر کنترل کلیه نامه‌های وارده، صادره، داخلی، امور تایپ و سایر وظایف محوله، باید بر امور ارجاع نامه‌ها به واحد یا افراد اقدام کننده نامه‌های نظارت داشته باشد.

• مطالعه دقیق متن نامه‌های وارده (به استثنای نامه‌های محرمانه) و اطلاع از واحد و یا شخص اقدام کننده آن.
• ثبت نامه‌ها در دفتر اندیکاتور و ممهور کردن با مهر اندیکاتور در قسمت پایین نامه و ثبت مشخصات، شماره، تاریخ و محل ارجاع در محل‌های تعیین شده برای مهر.

یادآوری: در بعضی از سازمان‌ها قبل از ثبت نامه در اندیکاتور مدیران علاقه‌مندند که خود محل ارجاع و اقدام کننده را تعیین کنند و سپس نامه در دفتر اندیکاتور شماره گذاری شود.

• ثبت محل ارجاع نامه در ستون تعیین شده دفتر اندیکاتور
• ثبت نامه‌ها در فرم ارسال مراسلات و تحویل آن به اقدام کننده و در صورت لزوم دریافت رسید.
• مدیران پس از دریافت نامه‌های مربوط به واحد تحت نظر خود باید اقدامات زیر را انجام دهند:
• مطالعه دقیق نامه‌های وارده و کنترل آن از نظر شماره، تاریخ، امضا و ارتباط آن با واحد مربوطه.
• تشخیص و دستور اقدام ( با صحت و قاطع) به کارشناس و یا فردی که مسئولیت این کار را بر عهده دارد.
• کنترل نامه‌های ارجاع شده در مورد اقدام مناسب و تهیه پاسخ مناسب و لازم.

   استفاده از نرم افزار دبیرخانه برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

تحویل پرونده‌ها به مقامات مافوق:

مسئول بایگانی وظایف زیر را در ارتباط با کنترل و تحویل پرونده‌ها به مقامات مافوق و یا واحدهای اقدام کننده بر عهده دارد:

• دریافت فرم درخواست پرونده از متقاضی با امضای مجاز
• در فرم درخواست پرونده باید موضوع پرونده، شماره و کد آن، مدت مورد نیاز، تاریخ درخواست و تاریخ عودت مشخص شود.
• پس از دریافت تقاضا، مسئول بایگانی موظف است پرونده مورد نظر را تحویل متقاضی داده و فرم درخواست را تا عودت پرونده نزد خود نگهداری کند.
• مسئول بایگانی باید در محل پرونده ارسالی (قفسه بایگانی) کارت جایگزین را قرار دهد تا در صورت مراجعه بعدی از محل ارسال آن اطلاع حاصل کند.

یادآوری: در مورد پرونده‌هایی که ارزش مالی، حقوقی و یا پرسنلی دارد توصیه می‌شود که برگ‌های پرونده، برگ شماری شده و تحویل اقدام کننده شود.

ارسال نامه‌های تایپ شده به نامه رسان و ارجاع به قسمت‌های مربوطه :

مسئول تایپ یا مسئول نرم افزار دبیرخانه پس از دستور تایپ نامه‌ها باید اقدامات لازم را انجام دهد:

1.  کنترل دقیق نامه‌های تایپ شده از نظر صحت تایپ
2.  ثبت نامه‌ها در فرم و یا دفاتر رسید
3.  تحویل نامه‌ها و پیوست‌های مربوطه به نامه رسان با قید تاریخ ارایه.
4.  تحویل نامه‌ها توسط نامه رسان به واحد و یا شخص اقدام کننده و یا منشی مدیر واحد با ذکر تاریخ دریافت.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/

در سیستم متمرکز دبیرخانه:

مرحل اول کار، نامه‌های وارده:

• کنترل نامه
• دریافت نامه
• ثبت در دفتر اندیکاتور یاکامپیوتر
• ثبت در دفتر اندکس
• ارجاع به مدیر
• توزیع (بین اقدام کنندگان)

مرحله دوم، نامه‌های صادره:

• تهیه نامه
• ثبت در اندیکاتور یا رایانه
• ارسال (پست – فاکس – تلفنگرام)

سیستم متمرکز:

کلیه عملیات مربوط به دریافت، ثبت و توزیع مکاتبات در واحدی از سازمان به نام دبیرخانه رایگان و یا دفتر انجام می‌شود.

موارد استفاده از روش متمرکز بقرار ذیل است:

• تعداد مکاتبات سازمان محدود باشد.
• سازمان و واحدهای درون آن فاقد مراجعه کننده بوده و یا تعداد آنان محدود باشد.
• تعداد نیروی انسانی و بودجه و وسایل و ابزار و امکانات سازمان محدود باشد.
• کلیه واحدهای سازمان در یک جا (معمولا در یک ساختمان) استقرار داشته باشد.
• اختیارات مسئولان واحدهای سازمان ها در مورد امضای مکاتبات محدود باشد.
• تصمیم مدیریت و یا مدیران سازمان در انتخاب این روش به عنوان یک روش مطلوب در طرح تشکیلاتی سازمان.
• سازمان محدود بوده و از گستردگی زیاد برخوردار نباشد.

   استفاده از نرم افزار دبیرخانه برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

سیستم نیمه متمرکز:

انجام عملیات مربوط به دریافت و توزیع مکاتبات سازمان به صورت متمرکز، در واحدی بنام  نرم افزار دبیرخانه مرکزی انجام می‌گیرد و هر یک از واحدهای سازمان به طور مستقل عمل ثبت نامه‌های وارده و صادر شده را انجام می‌دهند.

سیستم غیرمتمرکز:

کلیه علیمات مربوط به دریافت و ثبت و توزیع مکاتبات، به طور مستقل و جداگانه در هر یک از واحدهای سازمان انجام می‌شود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/

دبیرخانه چیست؟

قسمتی از هر سازمان یا شرکت که وظیفه ثبت و نگهداری نامه ها را دارد. این قسمت از سازمان با استفاده از دفتر اندیکاتور اقدام به ثبت و نگهداری نامه ها می کند. برای مدیریت حرفه ای این بخش از نرم افزار دبیرخانه استفاده می شود.

  استفاده از  دبیرخانه آنلاین برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

وظایف متصدی دبیرخانه چیست؟

مدیریت، کنترل و نظارت بر روند کاری دبیرخانه جزء وظایف دبیرخانه می باشد. نحوه شماره گذاری نامه ها، ارائه رسید نامه ها، ثبت نامه وارده، ثبت نامه صادره، ارسال و دریافت نامه ها، تهیه پیش نویس نامه های ارسالی و… جزء وظایف متصدی دبیرخانه می باشد.

ساختار و دستورالعمل دبیرخانه چیست؟

دستورالعمل واحد دبیرخانه در هر سازمانی توسط مدیران آن سازمان مشخص میشود. به طورکلی شامل تعیین ۰ تا ۱۰۰ اجرای کار دبیرخانه می باشد به طوریکه مشخص باشد یک نامه از بدو ورود تا زمانیکه به نتیجه برشد چه فرایندی را باید طی کند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

در مقالات قبلی به پارامترهای تاثیر گذار در قیمت نرم افزار دبیرخانه و معیارهای انتخاب و خرید نرم افزار دبیرخانه اشاره کردیم.

هر یک از انواع نرم افزار دبیرخانه که شما تهیه می کنید تمامی ویژگی های لازم را دارا می باشد و شما می توانید از این ویژگی ها برای عملکرد بهتر این بخش از سازمان ها استفاده کنید. در واقع باید بدانید نسبت به مزیت ها و ویژگی هایی که این سیستم نرم افزاری دارد قیمت بسیار مناسبی را هم دارا می باشد و شما می توانید با نازل ترین قیمت آن را برای سازمان خود خریداری کنید.

طبقه بندی کردن اطلاعات درون این سیستم به شما کمک می کنید بهترین عملکرد را با سرعت بالایی در محیط کاری تان داشته باشید، به همین دلیل باید بدانید یکی از مهمترین سیستم ها و نرم افزارهایی است که باید در سازمان از آن استفاده کنید. مشخصات و ویژگی های منحصر به فردی که نرم افزار دبیرخانه دارد را در مطالب برای شما به طور کامل بیان کردیم و شما با دانش و آگاهی کالی می توانید آن را خریداری کنید.

بهترین نرم افزار دبیرخانه + چک لیست ارزیابی نرم افزار دبیرخانه :

شما برای خریداری عالی ترین و بهترین نرم افزار دبیرخانه باید تمامی نیازهای خود از این نرم افزار را بدانید. برخی از سازمان ها و اداره ها به عنوان مثال شاید اسکن تصاویر برایشان اهمیت بسیاری داشته باشد، به همین دلیل باید به این ویژگی اهمیت بسیاری دهند. ولی به طور کلی باید بدانید بهترین نوع این نرم افزار آن دسته از انواع آن می باشد که تمامی ویژگی های لازم را داشته باشد تا شما بتوانید هر یک از ویژگی های آن را در محیط کاری خود مورد استفاده قرار دهید. در واقع شما باید به خوبی بدانید یکی از مهمترین و اصلی ترین بخش های یک سازمان و اداره سیستم دبیرخانه می باشد که بهتر است سیستم الکترونیکی آن را خریداری نمایید تا سرعت کارها در این بخش بیشتر شود. کارکنان این بخش بعد از اینکه با این نرم افزار آشنایی لازم را به دست آورند بدون شک از آن رضایت بسیاری خواهند داشت.

پرسش و پاسخ متداول در مورد واحد دبیرخانه و بایگانی نامه ها:

دبیرخانه چیست؟

قسمتی از هر سازمان یا شرکت که وظیفه ثبت و نگهداری نامه ها را دارد. این قسمت از سازمان با استفاده از دفتر اندیکاتور اقدام به ثبت و نگهداری نامه ها می کند. برای مدیریت حرفه ای این بخش از نرم افزار دبیرخانه استفاده می شود.

  استفاده از  دبیرخانه آنلاین برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

وظایف متصدی دبیرخانه چیست؟

مدیریت، کنترل و نظارت بر روند کاری دبیرخانه جزء وظایف دبیرخانه می باشد. نحوه شماره گذاری نامه ها، ارائه رسید نامه ها، ثبت نامه وارده، ثبت نامه صادره، ارسال و دریافت نامه ها، تهیه پیش نویس نامه های ارسالی و… جزء وظایف متصدی دبیرخانه می باشد.

ساختار و دستورالعمل دبیرخانه چیست؟

دستورالعمل واحد دبیرخانه در هر سازمانی توسط مدیران آن سازمان مشخص میشود. به طورکلی شامل تعیین ۰ تا ۱۰۰ اجرای کار دبیرخانه می باشد به طوریکه مشخص باشد یک نامه از بدو ورود تا زمانیکه به نتیجه برشد چه فرایندی را باید طی کند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

با توجه به نوع فرایند مکاتبات و مراسالت سازمان ها، دبیرخانه ها به شرح زیر تقسیم می شوند:

• – دبیرخانه سنتی (بستر ارتباطی کاغذ و انسان)
• – دبیرخانه سنتی – الکترونیکی (بستر کاغذ، انسان و فناوری اطالعات و ارتباطات)
• – دبیرخانه الکترونیکی (مدیریت انسان و بستر فناوری اطالعات و ارتباطات)
• – سازمان الکترونیکی ( مدیریت تمام ارتباطات اداری دستگاه به صورت یکپارچه و کاملا الکترونیکی)

دبیرخانه سنتی

در این نوع دبیرخانه کلیه امور ارسال و مراسالت مانند ثبت و صدور، دریافت و ارسال و بایگانی، به صورت دستی و کاغذی و بهه
دست نیروی انسانی انجام می شود.
بدیهی است به دلیل انجام امور توسط انسان به عنوان رکن اصلی کنترل فرایندها، وجود خطا جزء الینفک و بارز این نوع
دبیرخانه هاست.
شایان ذکر است که دبیرخانه سنتی می تواند در چارچوب متمرکز، نیمه متمرکز و غیر متمرکز عمل نماید.

دبیرخانه سنتی ـ الکترونیکی

با پیشرفت فناوری و لزوم ذخیره و بازیابی حجم بسیاری از اطالعات، رایانه و نرم افزار جزئی از الزامات و تکنولوژی جدایی
ناپذیر دبیرخانه ها شده است. به طور کلی دستگاهی که بخشی از مراسالت خود را به صورت دستی و بخشی را به صورت
الکترونیکی انجام می دهد، دبیرخانه سنتی – الکترونیکی نامیده می شود.
به طور مثال، دستگاهی که مراحل ثبت، صدور و ارجاع را الکترونیکی اما مرحله تهیه پیش نویس، پاراف، امضا را دستی و
کاغذی انجام می دهد در این حوزه قرار می گیرد.

دبیرخانه الکترونیکی

همان گونه که از نام این نوع دبیرخانه مشخص است، نگرش و تفکری الکترونیکی بر روند گردش مکاتبات اداری این
دبیرخانه آنلاین حاکم است. در این گونه دبیرخانه ها فرایندهای احصا شده براساس اتوماسیون اداری و ساختار سازمانی بازنگری و
بهینه گردیده و اجرا می شود. یکپارچگی بانک اطالعات، عدم وابستگی به زمان و مکان در عرضه خدمات، سرعت و سهولت در
امور، مدیریت یکپارچه و … از نشانه های بارز این نوع دبیرخانه هاست.
نوع تمرکز فرایندها با درصد پاسخگویی به نیازهای یک سازمان رابطه مستقیم داشته و هرچه تمرکز فرایندها در سیستم
بیشتر باشد پاسخگویی و رضایت مندی درون و برون سازمانی باالتر خواهد رفت.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%a2%d8%b4%d9%86%d8%a7%db%8c%db%8c-%d8%a8%d8%a7-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%b4%d8%b1%d8%ad-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%a2%d9%86-%d8%a8%d8%ae%d8%b4-%d8%a7/

نامه های اداری به شکل های مختلف و با کاربردهای متفاوتی در نظام اداری جریان دارد، از این رو برای بررسی بهتر این نامه ها می توان آنها را از دو دیدگاه ماهیت کار و سطوح سازمانی تقسیم بندی نموده و سپس در تنظیم عنوان های آنها به ضوابط یادشده پرداخت:

نامه های اداری از دیدگاه ماهیت کار:

نامه های اداری از نظر ماهیت کار به چهار دسته تقسیم می شوند:

• نامه های خبری: نامه هایی که به واسطه آنها نتیجه کاری یا آغاز و پایان کاری اطلاع داده می شود.
• نامه های بازدارنده : نامه هایی که از انجام کاری یا بروز حادثه ای بطور موقت یا دائم جلوگیری می کنند.
• نامه های دستوری–درخواستی : نامه هایی که در آنها ارتباط عمودی حاکم است، مثل درخواست از مقام بالا و یا دستور مافوق به کارمند زیر دست.
• نامه های هماهنگی : نامه هایی همانند بخشنامه ها که بمنظور هماهنگی بین دو یا چند واحد و سازمان تهیه میشوند.

 نامه های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی:

نامه های اداری ممکن است در داخل سازمان جریان داشته باشد که به آنها نامه های داخلی می گویند و یا اینکه از سازمانی به سازمان دیگر تهیه و ارسال می شود و نامه خارجی می نامند. در ادامه به بررسی انواع مختلف این نامه ها می پردازیم:

نامه های داخلی :

نامه های داخل ادارات، بر اساس سطوح ارتباطی خود به پنج دسته تقسیم می شوند:

• نامه بین دو واحد هم سطح: نامه هایی برای ارتباط و هماهنگی میان واحدهای داخلی یک سازمان
  همانند ارتباط بین واحد مالی و واحد اداری که واحد مالی برای امورات خود به نیروی انسانی آنها و واحد اداری به منابع مالی امور مالی نیازمند است.
• نامه واحد بالاتر به واحد پایین تر : این نامه ها به دو صورت جریان می یابند: حاشیه نویسی بر روی نامه های وارده از خارح از سازمان که با دستور اطلاع و نظرخواهی و یا اقدامی همراه است و نامه هایی که برای انجام اموری خاص از سوی مقام بالاتر به مقام پایین صادر می شود.
• نامه از واحد پایین تر به واحد بالاتر: ارائه گزارش و پاسخ در برابر نامه مقام بالاتر، درخواست و تقاضا از مقام بالاتر، گزارش عملکرد واحد و پیشنهادات واحد اجرایی به مقام بالاتر در این دسته قرار می گیرد.
• نامه یک کارمند به واحد اداری : این نامه ها شامل درخواست کارمند از واحد خود یا سایر واحدها و
  ارائه گزارش وی از ماموریت خود را شامل می شود و در صورت استناد آینده، باید ثبت و بایگانی شود.
• نامه واحد اداری به کارمند : احکام ماموریت، تشویق نامه ها، توبیخ نامه ها و پاسخ نامه هایی که کارمند به اداره داده است، در زمره این نامه ها قرار می گیرند.

    استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، ارسال فکس آنلاین و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.

 نامه های خارجی:

مکاتباتی که از سوی سازمان با ادارات و سازمان های دیگر انجام می شود و به اشکال زیر نگاشته می شود:

1. نامه به یک واحد مشخص از سازمان : زمانی از این شکل نامه استفاده می شود که با ماموریت اداره مقصد آشناهستیم و مستقیما به آن اداره نامه می نویسیم.مثلا نامه به اداره کل آموزش و پژوهش استانداری البرز٫
2. نامه به سازمان در ارتباط با وظایف سازمان : اگر با تشکیلات داخلی سازمانی آشنایی نداشته باشیم و مشخص نباشد که درخواست ما به کدام بخش از سازمان مرتبط است، از عنوان کلی آن سازمان استفاده می کنیم.
3. نامه به یک شخص حقیقی : در پاسخ به تقاضای فرد و یا صدور تقدیرنامه، احضارنامه، توبیخ نامه و ابلاغ و اخطار به یک فرد این نوع نامه ها نوشته می شوند.
4. نامه به یک شخص حقیقی مشخص در بخش خصوصی: نامه ای که بر حسب ضرورت ارتباط سازمانی دولتی با بخش خصوصی ایجاد شده و برای مدیر آن موسسه نوشته می شود.

مبنع:
https://blog.yar.cloud/%d8%a2%db%8c%db%8c%d9%86-%d9%86%da%af%d8%a7%d8%b1%d8%b4-%d9%85%da%a9%d8%a7%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%aa-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c/

• نظارت و رسیدگی به امر تحویل و ثبت و توزیع کلیه نامه‌های وارده، انواع قراردادها، احکام کارکنان رسمی و پیمانی و ارسال آن به واحدهای مربوطه
•  تفکیک و توزیع نامه ها
•  گرفتن فاکس و فاکس نامه ها
•  تایپ نامه ها و یادداشتهای اداری از روی پیش نویسهای خطی
•  تایپ بخشنامه ها و یادداشت ها
•  تایپ احکام پرسنلی
•  حفظ و نگهداری برخی از نامه‌های محرمانه و سوابقی که طبق دستور مافوق ارجاع می گردد
•  تقسیم کار بین کارمندان مادون و ماشین نویسها و راهنمائی آنان.
•  نظارت و رسیدگی به امر کلیه نامه‌های صادره وارسال آن به واحدهای ذیربط
•  پاسخگوئی به ارباب رجوع و راهنمائی آنان
•  ارائه روشهای مفید و موثر به منظور بهبود روش کار دبیرخانه آنلاین
•  نظارت در ارجاع و ارسال سوابق مورد نیاز مسئولین واحدها
•  انجام سایر اموریکه در حدود وظایف از طرف مافوق ارسال می‌گردد

 منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%b1%d8%b3%d8%a7%d9%84%d8%aa-%d9%88%d8%a7%d8%ad%d8%af-%d8%af%d8%a8%d9%8a%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

رسالت واحد:

نرم افزار دبیرخانه واحد سازمانی مشخصی است که عملیات ثبت و توزیع مکاتبات و مراسلات اداری را انجام می دهد ونظارت بر حسن جریان گردش نامه های وارده و صادره را در داخل و خارج مرکز را تقبل می نماید.

پیغام مسئول واحد:

ارتقا کیفیت ارائه خدمت، افزایش رضایتمندی پرسنل و سایر ارباب رجوع و مدیر مافوق هدف کلیه پرسنل واحد دبیرخانه می باشد .

اهم فعالیت های قابل ارائه در این واحد:

ثبت و ارسال نامه ها و جوابگوئی به ارباب رجوع و فاکس نامه های صادره و پاسخگوئی به مسئولین مرکز و مدیران در خصوص سوابق نامه ها

فرایندهای واحد دبیرخانه:

1) ثباتی:

دریافت ثبت و ارسال نامه های وارده و صادره، دریافت ثبت و ارسال نامه های داخلی (دست نویس، ثبت و ارسال حکم مأموریتهای پرسنلی، ثبت و تفکیک و ارسال احکام کارگزینی و پرسنل) دریافت و ارسال نتایج مکاتبات مشمولین وظیفه عمومی، انجام امور مکاتبات مربوطه به صورت جلسات قراردادها و کلیه کمیته های مرکز، پاسخگوئی به ارباب رجوع بصورت حضوری انجام امور مربوطه دریافت و ارسال فاکس

2) نامه رسانی:

که به دو قسمت داخلی و خارجی تقسیم می شود:
توزیع نامه های صادره و وارده به افراد ذینفع، ارسال و پست نامه و بسته های پستی (کلیه مراسلات)
تفکیک نامه های قسمتها و واحد ها، ارسال و توزیع نامه ها به اشخاص و واحد های مختلف داخل و خارج از مرکز واحد رسید مکاتبات ارسالی و … ارسال
(پست) صورتحسابهای طرف قرارداد مرکز، ارسال نتایج مشمولین کمسیون پزشکی نظام وظیفه ارسال و توزیع نامه های دفتر گروهای مستقر در مرکز، مراجع به بانکها و دیگر سازمانهای دولتی مانند اداره دارائی، اداره بیمه، دادگستری و استانداری و … جهت پیگیری امورات محوله، رابطه بین مکاتبات همه گروههای آموزشی موجود در این مرکز با دانشکده پزشکی و ارتباطات با بیش از 300 واحد و بخش و سازمان در داخل و خارج از مرکز

 منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%b1%d8%b3%d8%a7%d9%84%d8%aa-%d9%88%d8%a7%d8%ad%d8%af-%d8%af%d8%a8%d9%8a%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

تعریف دبیرخانه:

دبیرخانه واحد سازمانی مشخصی است که اداره امور دفتری سازمان را بر اساس روش‌های تدوین شده و معین عهده دار گردیده و گردش مکاتبات و مراسلات اداری را انجام می‌دهد و مراقبت و نظارت بر حسن جریان گردش نامه‌های وارده و صادره را در داخل و خارج سازمان تقبل می‌نماید.
دبیرخانه آنلاین و دفاتر مدیریت ها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظیفه می نمایند و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سیستم اموردفتری و گردش نامه های اداری می باشد.

نامه های اداری چیست؟

یک وسیله مکتوب اداری است که در اجرای وظایف اداری تهیه و یا دریافت می شود. از ارکان نامه های اداری می توان به شماره، تاریخ و امضاء اشاره کرد. نامه های اداری که فاقد سه مشخصه فوق باشد در دفاتر و دبیر خانه ها ثبت نمی شود و برای اصلاح بازگشت داده می شود.

یادداشت اداری چیست؟

برای هدایت و راهنمایی و تسریع در امور و وظایف اداری از طرف سطوح سازمانی نوشته و صادر می شود و می تواند فاقد شماره باشد و دارای تاریخ و امضاء می باشد.

انواع نامه های اداری از نظر علوم اداری:

1- وارده

• شخصی
• اداری
• محرمانه

2- صادره

• محرمانه
• خیلی محرمانه
• سری
• کلی سری

انواع نامه های اداری از نظر امور دفتری :

دسته نامه های بازگشتی یا عطفی،پیرو وابتدا به ساکن تقسیم می شود.

عوامل سازماندهی مدیریت امور دفتری:

• کارکنان با تجربه وآموزش دیده.
• تعیین نوع نظام و سیستم مدیریت امور دفتری
• تعیین خرده سیستمها و روشهای کاری
• تعیین مکان مناسب با نوع دبیر خانه
• تعیین ابزار و وسایل مناسب با نوع دبیر خانه
• تعیین و تهیه دستورالعملها و راهنما های لازمه
• تعیین دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معین
• عناوین شغلی دبیر خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری
• رئیس دفتر یا رئیس دبیر خانه
• معاون یا دستیار رئیس دفتر یا دبیر خانه
• مسئول ثبت نامه ها یا دفاتر ثبت وصدور نامه ها
• مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها

تفکیک نامه ها در مدیریت امور دفتری:

• عادی
• بازکردنی
• قابل کنترل
• اجتماعی، صبور و خوش برخورد.
• رازدار
• منظم
• از دانش لازم برخوردار باشد
• علاقه به کار محوله داشته
• از حداقل تحصیلات مناسب و مدرک تحصیلی که بر اساس قوانین استخدامی تعیین شده برخوردار باشد.
• علاقه به آموختن فنون و اطلاعات جدید و بکارگیری آن.

وظایف اساسی دبیرخانه در سازمان ها به شرح زیر است:

• دریافت، کنترل نامه‌های وارده از نظر وجود امضا، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست‌ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم).
• ارایه نامه به مقام یامسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری (ارجاع) گفته می‌شود.
• پس از تعیین محل اقدام، نامه‌ها به متصدی ثبت نامه (اندیکاتور یا کامپیوتر) جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شود.
• ثبت در اندکس دبیرخانه (در سیستم های رایانه ای نیاز به ثبت در این دفتر نمی باشد).
• ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده
• در مورد نامه‌های صادره نیز همین مراحل یعنی دریافت، ثبت و توزیع طی می‌شود.

علاوه بر وظایف فوق، یکسری وظایف نیز به عهده دبیرخانه است که به پاره ای از آن‌ها اشاره می‌شود:

• تایپ نامه و مقایسه آن با پیش نویس
• توزیع اطلاعیه‌ها و بخش نامه‌ها بین واحدهای ذیربط و مربوطه.
• تهیه برنامه ماشین‌نویس‌ها و تقسیم صحیح کار بین آنها.
• تهیه پیش نویس‌های ساده اداری مانند اعلام وصول نشریات.
• انجام امور چاپ و تکثیر

انواع سیستم‌های گردش مکاتبات اداری:

در سیستم متمرکز دبیرخانه:

مرحل اول کار، نامه‌های وارده:

• کنترل نامه
• دریافت نامه
• ثبت در دفتر اندیکاتور یاکامپیوتر
• ثبت در دفتر اندکس
• ارجاع به مدیر
• توزیع (بین اقدام کنندگان)

مرحله دوم، نامه‌های صادره:

• تهیه نامه
• ثبت در اندیکاتور یا رایانه
• ارسال (پست – فاکس – تلفنگرام)

 منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d8%b9%d8%b1%d9%8a%d9%81-%d8%af%d8%a8%d9%8a%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%88-%d9%88%d8%b8%d8%a7%d9%8a%d9%81-%d8%a2%d9%86%d8%a7%d9%86/